Aabenraa GospelFamilys Privatlivspolitik

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).
• Behandling efter lovkrav ved ansøgning om medlemstilskud. Disse oplysninger gives ikke videre til kommunen, men opbevares som dokumentation i tilfælde af revision af tilskud er givet korrekt. Oplysningerne slettes senest 3 år efter dit medlemskab af Gospel Family ophører. Gennemføres af databehandler i henhold til databehandleraftale.
• Behandling med samtykke, f.eks. ved muligheden for at lægge foto på hjemmesiden, sociale medier, medier, plakater og lignende, samt indhentning af Børneattest for ansatte og frivillige der har kontakt med børn og unge.

 

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
• Som led i foreningens sang og musical aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
• At du indplaceres korrekt på holdene.
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven ved ansøgning om tilskud fra kommunen.
• Administration af din relation til os

Formål med behandling af oplysninger på ledere, assistenter og frivillige.

• Håndtering af korleders og assistenters hverv og pligter i foreningen.
• At interesserede kan komme i kontakt med Gospel Family.
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
• Opfyldelse af lovkrav, primært Børneattest for korleder, samt assistenter og frivillige teams.
• Udbetaling af eventuel løn, godtgørelser, refusioner og lignende.
• Administration af din relation til os.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af din sang aktivitet, herunder udfærdigelse af deltagerlister ved koncerter.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, samt andre aktiviteter, som er tilgået af det hold du er tilknyttet.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen på maksimalt 3 år. Ved konkret henvendelse kan du få disse oplysninger slettet inden.
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene. Stadig kun almindelige kontaktoplysninger.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Ved indmeldelse i gospel Family, skal du give samtykke til at foreningen må lægge følgende foto og videoer typer på vores hjemmeside samt de lukkede facebookgrupper og andre sociale medier og medier som ledere kan oprette.

• Situationsbilleder og videoer ved øvetimer.
• Situationsbilleder og videoer ved koncerter.

Såfremt du ikke ønsker at give tilladelse til denne type fotos og videoer, kan vi ikke optage dig som medlem af Gospel Family.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, gælder at det er en forælder, som afgiver oplysningerne. Vores udgangspunkt gælder alle børn og unge op til 15 år.

For unge over 15 år, foretager vi en vurdering af, om den unge selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Dette stopper selvfølgelig automatisk for alle der er fyldt 18 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke, men vi ønsker stadig at det går gennem en forælder. Forældre skal uanset inviteres med i oprettede lukkede grupper på sociale medier, hvilket fremgår af ”Facebook politik for GF”.

Videregivelse af nogle af dine personoplysninger

I forbindelse med aktiviteter sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante organisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere i relevant omfang til organisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring eller lignende.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som lønnet leder, assistent eller ulønnet assistent eller frivillig.

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere, assistenter og frivillige:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og assistenter:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine oplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data, som beskrevet i denne Privatlivspolitik.
• Retten til indsigt i egne personoplysninger, så du kan konstatere, at vi ikke har data registreret, som du ikke er oplyst om gennem denne Privatlivspolitik.
• Retten til berigtigelse, særligt med henblik på at konstatere, at vi har de korrekte oplysninger registreret.
• Retten til sletning af alle dine oplysninger. Kan kun udføres, ved samtidig udmeldelse af Gospel Family.
• Retten til begrænsning af behandling, gælder primært i de situationer, som kræver samtykke fra dig.
• Retten til udlevering af data i et almindeligt anvendt format, normalt pdf. Fil.
• Retten til indsigelse over vores registreringer. Så frem du ikke ønsker vi registrerer almindelige oplysninger om dig, kan du ikke fortsat være medlem af Gospel Family og du kan ikke få allerede indbetalt kontingent retur.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du under kontaktoplysninger til dataansvarlige.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen lige under dette afsnit i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom gennem din leder / opslag på hjemmesiden.

Revideret juli 2023

Gospel Family

Formand

Gitte Groos